team managen op afstand - zoom meeting

5 tips om online teams effectief aan te sturen

Met de nieuwe maatregelen werken we allemaal weer zo veel mogelijk thuis. Voor velen weer een hele omschakeling. Veel managers geven aan dat ze het aansturen, ondersteunen en motiveren van een online team een uitdaging te vinden. En andersom hoor ik van medewerkers ook dat ze zich verloren, minder betrokken en alleen voelen nu ‘elkaar treffen’ niet meer vanzelfsprekend gaat.

Daarom deel ik vandaag graag 5 tips om jouw team aan te sturen op afstand. En ben je medewerker met een leidinggevende: stuur de tips naar hem of haar door 🙂

  1. Verschillende petten: Wees je nog meer bewust van jouw verschillende rollen als manager
  2. Online bijeenkomsten: Zorg dat de online bijeenkomsten sociaal zijn
  3. Werkplek: Faciliteer techniek en goede werkplekken
  4. Informeer: Gebruik verschillende vormen van informatievoorziening
  5. Visie: Deel de toekomstvisie en biedt perspectief

Bonus tip: Aandacht, aandacht en nog eens aandacht

1.Verschillende petten: Wees je nog meer bewust van jouw verschillende rollen als manager

In crisis tijd ben jij als manager je je waarschijnlijk bewust van je “hoofdrol” het managen van het team en het bewaken van de doelstellingen die voor jouw team zijn gesteld. Maar nu mensen niet samen op kantoor werken – en dit waarschijnlijk langere tijd gaat duren – wordt er ook weer meer van je gevraagd.

Jij bent naast manager ook leider, coach en gastheer/gastvrouw.

Manager: Deze onzekere tijden zorgen voor onrust. Je moet schakelen in het hier en nu. Managen & fixen zodat alles door kan lopen.

Leider: Waar gaan we heen en hoe moeten we dat doen? Daar komt jouw rol als leider om de hoek kijken. Jij bepaalt de koers. Zorg dat je jouw visie goed over de bühne krijgt bij je medewerkers. Stel samen heldere teamdoelen op en besteed vervolgens aandacht aan wat dat dan voor ieder teamlid individueel betekent voor wat betreft hun rol en taken.

Coach: Ook jouw coachende rol is nu belangrijker dan ooit. Hoe gaat het eigenlijk met je medewerkers en hoe gaan zij om met deze veranderingen? Voelen zij zich nog wel betrokken en gemotiveerd, zo op afstand? Reserveer tijd in je agenda voor individuele gesprekken met jouw teamleden. Zo hou je vinger aan de pols en kun je bijsturen, leiden en coachen waar nodig. Ook het coachen van jouw team als geheel hoort bij deze pet. Hoe wordt er samengewerkt? Zoeken teamleden elkaar op en maken zij voldoende gebruik van elkaars expertise en kwaliteiten?

Gastheer/gastvrouw: Hoe doe jij dat privé? Gasten ontvangen en op hun gemak laten voelen? Ik ben benieuwd of je ook wel eens door de ogen van een gastheer/gastvrouw naar je medewerkers hebt gekeken. Hoe doe jij dat: hun welkom laten voelen en hun faciliteren om te kunnen doen waarvoor ze aangenomen zijn? Jij bent hier de facilitator die zaken mogelijk maakt; de gastheer/gastvrouw die medewerkers betrokken houdt en voor cohesie kan zorgen.

2. Online bijeenkomsten: Zorg dat de online bijeenkomsten sociaal zijn

Je voelt misschien de behoefte om in de online meetings vooral de agendapunten snel en efficiënt af te tikken. Maar deze meetings zijn nu vaak het enige moment dat je hele team bij elkaar is. Zorg dus dat er ook ruimte is voor connectie. Maak ruimte voor wat grapjes en gesprekken over “koetjes en kalfjes”. Dit zorgt voor de verbinding die anders bij de koffieautomaat ontstaat, vlak voor vergaderingen of daarna, tijdens de lunch en zo verder. 

Als je allemaal online bent, zet dan de camera aan. Door elkaar te zien ontstaat letterlijk en figuurlijk de verbinding. Online werken waarbij een aantal wel zichtbaar zijn maar ook een aantal ‘op zwart’, is wat mij betreft geen optie. Dat voelt ronduit onveilig en ongeïnteresseerd. Live zit je toch ook niet met je rug naar je gesprekspartner toe?

3. Werkplek: Faciliteer techniek en goede werkplekken

Nu mensen thuiswerken, heb je minder zicht op hoe de werkplek eruitziet. Toch is het belangrijk om daar als manager wel in te faciliteren. Check regelmatig of alle techniek wel werkt en geef ondersteuning waar nodig. Kleine vragen of technische problemen blijven snel liggen, maar kunnen wel enorme bottlenecks zijn in het effectief online werken. Stel dus de vraag, ook als het lijkt alsof iedereen het prima voor elkaar heeft.  Ditzelfde geldt voor beeldschermen, werkplekken, bureaustoelen etc. Inventariseer binnen je team of iedereen dit op orde heeft, geef aan wat er vanuit de werkgever wordt gefaciliteerd en blijf deze mogelijkheden periodiek herhalen.

4. Informeer: Gebruik verschillende vormen van informatievoorziening

Wanneer je op kantoor werkt, komt informatie vaak op verschillende manieren binnen. Via bijeenkomsten, e-mail, een gesprek in de pauze of een kletspraatje bij de koffieautomaat. Nu medewerkers thuiswerken, zijn ze beperkt in de manieren waarop informatie over het bedrijf bij ze binnenkomt. Ze kunnen zich hierdoor minder verbonden en zelfs een beetje verloren voelen. Naast regelmatige virtuele bijeenkomsten is het belangrijk dat er optimaal gebruik gemaakt wordt van interne nieuwsbrieven, het intranet en uitgebreide notulen van de digitale meetings.

Zorg dat er binnen de onlinebijeenkomsten ook altijd een “wat speelt er binnen het bedrijf” punt op de agenda staat. Hier kun je als manager informatie delen over bijvoorbeeld het Coronabeleid, visie op de toekomst en eventuele zaken die binnen andere teams spelen die van belang zijn voor jouw team. Ook kunnen teamleden hier informatie delen die zij hebben gehoord of vragen stellen die wellicht al dan niet direct met hun werk van doen hebben en wel belangrijk zijn voor de connectie met de organisatie.

5. Visie: Deel de toekomstvisie, biedt perspectief

Met name in deze tijd hebben medewerkers veel vragen. Hoe gaat het met het bedrijf? Blijven we wel overeind tijdens deze crisis? En hoe gaat de toekomst eruitzien? Het is belangrijk om hier als organisatie niet over te zwijgen, maar om je medewerkers mee te nemen in de visie voor de toekomst – ook als deze nu wat onzeker is. Zo hou je medewerkers betrokken bij de organisatie, geef je meer betekenis aan de team- en individuele doelen en zorg je dus voor meer verbinding en motivatie.

Bonus tip: Aandacht, aandacht en nog eens aandacht

Aandacht voor jezelf. Daar begint het mee. Wat heb jij als leidinggevende zelf nodig om met passie en plezier te kunnen werken? Ken jezelf. Waar laad jij van op en hoe zorg je dat je dat ook heel regelmatig doet?

En naar je medewerkers: bel en app ze geregeld om te laten weten dat je aan ze denkt. Nodig hen ook uit om dat andersom te doen. Als leidinggevende is het ook prettig en motiverend als je persoonlijke aandacht krijgt van je medewerkers. We doen het met zijn allen.

Stuur af en toe een kaartje, een bloemetje of bedenk een andere leuke attentie die thuis afgeleverd kan worden. Wel eens gedacht aan een ‘online-lunch’? Jij laat bij al je medewerkers een lekkere lunch thuis bezorgen en jullie ontmoeten elkaar online voor de lunchpauze om gezamenlijk te eten. Of misschien een maandelijkse ‘online-borrel’? Pakketje met een (alcoholvrij) biertje of wijntje, toastje & kaasje en misschien ook wel de Van Dongen & Co. ‘Waag de vraag ©’ kaartenset voor het versterken van de betrokkenheid en samenwerking?.

Ontwikkelen door te doen!

Veel succes met deze tips op weg naar een effectief online team met verbinding en betrokkenheid.

Heb je handvatten nodig om meer dan alleen “de waan van de dag” te bespreken in je meetings? Kijk op https://vandongenenco.nl/werkvormen/.

Heb jij behoefte aan een sparringpartner als het gaat om online werken en teams aansturen? Of wil je meer weten over hoe je onze werkvormen kunt inzetten voor het versterken van jullie samenwerking? Neem dan contact met ons op, wij denken graag met je mee! Mail mij op info@vandongenenco.nl of bel mij op 06 11 755 522.

Deel dit artikel:

2 reacties op “5 tips om online teams effectief aan te sturen”

  1. Goed om deze tips op een rijtje te hebben. Eigenlijk pak ik alle aangereikte tips wel op maar sommige punten zou ik nog bewuster en actiever in kunnen zetten.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top

Blijf op de hoogte!

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze laatste artikelen, interviews en nieuws omtrent van Dongen & Co.