Wat is er aan de hand als elk werkoverleg hetzelfde agendapunt wel wordt behandeld, maar niet wordt afgetikt? Zo’n terugkerend onderwerp veroorzaakt weer veel discussie en kost tijd. Het is een hete aardappel die energie vreet en je verzucht “Gaan we het hier nou weer over hebben?”. Zonde! Met een checklist en een handig schema voorkom je dat iedereen elke meeting denkt ‘gaan we het hier nou weer over hebben’!
Discussie is belangrijk, maar terugkerende discussies zorgen voor irritatie
Laat ik vooropstellen dat ik vóór discussies ben. Daarmee kun je bespreekpunten aanscherpen en tot beslissingen komen. Maar als ik teams begeleid zie ik de onderlinge energie afnemen als er een terugkerend onderwerp op de agenda staat. Met rollende ogen en gezucht als gevolg, want iedereen weet precies welke discussie er opnieuw gevoerd wordt.
Discussies komen steeds terug als:
Niet duidelijk is wat het besluit is.
Verschillende mensen invloed willen uitoefenen op het te nemen besluit.
Sommigen zich niet gehoord en gezien voelen en om die reden de discussie weer aangaan.
Een aantal mensen het niet eens is met de genomen beslissing.
Niet duidelijk waarover het besluit moet gaan.
Niet duidelijk wie het laatste woord heeft – wie het definitieve besluit neemt.
Bovenstaande is een handige checklist om bij terugkerende discussies in het achterhoofd te houden. Aan welk punt ligt het? Terugkerende discussies kosten tijd en heel veel energie. Er is werk aan de winkel!
Om ervoor te zorgen dat een onderwerp vlot kan worden afgetikt, heb ik nog een checklist voor je. Nog voordat de discussie start moeten de volgende uitgangspunten duidelijk zijn:
Waar de discussie over gaat.
Wat het doel van de discussie is.
Wat de uitkomst van de discussie moet zijn.
Zitten de juiste mensen aan tafel?
Wie uiteindelijk de beslisser is.
Zijn de uitgangspunten helder? Dan is ook dit schema is een handig hulpmiddel voor teams.
Een “eentje”, “tweetje” of een “drietje?”
Bij de start van een discussie, stellen zij de vraag: ‘Doen we een eentje, een tweetje of een drietje?’. Zie het schema! Zo weet iedereen waar ze wel en geen invloed op kunnen uitoefenen.
Een eentje: Het gaat hier om een mededeling. Daar kun je het wel of niet mee eens zijn, maar het is een fait a compli – een gegeven waar je het mee moet doen. Je hebt er geen invloed op.
Een tweetje: Hier heb je beperkt invloed op. De beslisser legt iets voor en vraagt om tips of argumenten over een te nemen beslissing. Die kun je als teamlid kort en bondig geven en de beslisser zal dat meenemen in de overwegingen. De beslisser zal ook laten weten wat hij/zij wel en niet heeft gedaan met de input en waarom. Je kunt hier niet echt spreken van discussiëren. Het gaat hier meer om het aanleveren van tips en argumenten.
Een drietje: Hier gaat het om een discussie en misschien wel brainstorm. Hier heeft iedereen volop invloed. Ook hier zal de beslisser uiteindelijk de knoop doorhakken en laat iedereen weten er wel of niet is gedaan met de input en waarom.
Een ‘eentje’ en een ‘tweetje’ zorgen ervoor dat discussies teruggedrongen worden tot een onderwerp dat tijdens de meeting wordt afgetikt. Dit houdt de energie hoog. Het is efficiënt omdat duidelijk is waar iemand wel of geen invloed op heeft en wat ieders rol is. Het zorgt dat er geen tijd wordt verspild aan onnodige discussies. Bovendien zijn de verwachtingen helder en de teleurstellingen minder.
Hoe doen jullie dat binnen de organisatie of je team? Onderwerpen als een ‘drietje’ behandelen terwijl het eigenlijk een ‘eentje’ of ‘tweetje’ is? Hoe willen jullie het vanaf nu gaan doen? Ik ben benieuwd!
Wil je mijn schema gebruiken, download de kaart dan hier.
