Groep of Team – Doelen en Samenwerking

Wij krijgen vaak het verzoek ‘Wil jij met mijn team aan de slag gaan? Er is gedoe…’ Mijn eerste gedachte bij een dergelijk verzoek is dan vaak: gaat het hier om een team of is er sprake van een groep? Dat maakt namelijk uit voor de manier waarop we de teamcoaching aan gaan pakken.

Het is belangrijk dat dit helder is, want het heeft grote gevolgen voor het al dan niet behalen van de doelen. En het levert stress, frustratie en inderdaad soms gedoe op. Nog los van de wijze waarop ik dit team of deze groep ga coachen. Immers: hoe kan iedereen de gewenste resultaten behalen als de wijze van aansturing, de onderlinge samenwerking en de informatie-uitwisseling niet stroken met de vorm van de afdeling? Het belangrijkste verschil tussen een groep en een team is dat in een team iedereen afhankelijk is van elkaar om het teamdoel te behalen. Daarnaast denken teamleden mee en bepalen zij mede hoe het teamdoel het beste behaald kan worden. Ze leren van elkaar. Bij groepsleden ligt de nadruk meer op het behalen van hun eigen resultaten vanuit hun specialisme, ze leren minder van elkaar, want zij zitten wat meer op hun eigen eiland. Groepsleden informeren elkaar.

Groep
In een groep heeft ieder persoonlijke doelen. De leidinggevende is het eerste aanspreekpunt.

Groepen in crisis

Een groep vind je bijvoorbeeld op een specialistische afdeling van een laboratorium, fabriek, bank of ICT-bedrijf. De medewerkers hebben ieder een afgebakende taak, ze leveren één specifieke bijdrage aan het resultaat. In het werkoverleg op maandagochtend klinkt het dan ongeveer zo: ‘Ik heb 80% van mijn opdracht klaar, als ik het morgen af heb, draag ik het over en kan jij ermee verdergaan.’ De rest van de tijd rapporteert iedereen aan de manager die de voortgang in de gaten houdt. Een groep is handig als het gaat over bepaalde specialistische afdelingen. Mocht er een crisis zijn of moet iets snel voor de bakker komen, worden de werknemers heel direct aangestuurd: ‘Jij doet dit, jij doet dat en gáán!’

Continuïteit

In rustiger tijden, als een groepslid op vakantie gaat, ligt zijn of haar werk even stil of neemt de manager het veelal over. In sommige gevallen wordt er iemand extern ingehuurd. Heel anders dan bij een team, waar de continuïteit gewaarborgd is. Teamleden verdelen onderling de taken van diegene die met vakantie is. Het werk loopt op die manier dus door en is niet afhankelijk van één teamlid.

Team
In een team zijn medewerkers afhankelijk van elkaar om het afdelingsdoel – het teamdoel – te behalen. Collega’s vormen het eerste aanspreekpunt.

Teamdoel als stip aan de horizon

Teamleden hebben dezelfde informatie, ze hebben één gezamenlijk doel en ze weten wat de stip aan de horizon is waar ze naartoe werken. Zij zijn afhankelijk van elkaar om het teamdoel te behalen. Daarop werken zij samen. Het werkoverleg op maandagochtend klinkt dan ongeveer zo: ‘Dit moet er gebeuren, wie is hier goed in? Wie wil dit oppakken?’. En vaak worden er dan koppels gemaakt. De manager zet de grote lijnen uit en als zij met één teamlid overlegt, kan dit lid vaak namens het hele team spreken. Ze kennen elkaars rollen, taken en bijdrage aan het teamdoel.

‘Teamsamenwerking is wat mij betreft een vast onderdeel waarop medewerkers beoordeeld worden’

Ruis op de lijn

Het kan misgaan als een manager bijvoorbeeld erg “van de controle is” of als zij er geen vertrouwen in heeft dat haar team het echt wel kan. Ze spreekt iedereen individueel aan, alsof haar teamleden groepsleden zijn. Ze zegt het nét even anders, ieder teamlid interpreteert het nét even anders en zo ontstaat er ruis op de lijn.

Het wordt helemaal onwerkbaar als teamleden hun eigen gang gaan, ieder op een eigen eiland. Bijvoorbeeld bij klantcontact. Je ziet dat de ene medewerker zich strak houdt aan de regels richting klanten terwijl een andere collega daar wat gemakkelijker uitzonderingen op maakt. Die eerste medewerker kan het dan knap lastig krijgen met de klant. En het eind van het liedje is – hoe goed bedoeld ook – dat de klant ontevreden is. Niets is zo belangrijk als samenwerken in een team. Wat mij betreft is ‘teamsamenwerking’ dan ook een vast onderdeel waarop medewerkers beoordeeld worden.

‘Puzzelend op ontdekkingsreis om het beste uit het team te halen’

Eén plus één is drie

Teamcoaching legt bloot waar het goed gaat maar ook waar het al mis kan zijn gegaan. Kennen de teamleden hun kaders en beweegruimte wel? Verstaan ze elkaar of vullen ze voor elkaar in? Moet er aandacht zijn voor het verleden omdat daar een splitsing is ontstaan? Teamcoaching brengt ook aan het licht waar de kansen liggen, de onderbelichte krachten. Ik noem dit ook wel ‘onbenut potentieel’. Dat is fantastisch om te ontdekken. Wie heeft welke kwaliteiten in huis? Wie kan met wie, en op welke momenten, het beste even nauw samenwerken? Het innovatief vermogen groeit en dan geldt: één plus één is drie. Vult iedereen elkaar effectief aan, dan hoef je soms zelfs minder personeel aan te nemen. Er is vaak zoveel meer te halen uit teams. Dat vind ik mooi en daarom doe ik dit werk. Puzzelend op ontdekkingsreis om het beste uit het team te halen.

Checklists

Heb jij te maken met een groep of een team? Om je op weg te helpen met het beantwoorden van deze vraag, heb ik de kenmerken van beide op een rij gezet en een opsomming gemaakt van de gevolgen hiervan.

Of je te maken hebt met een groep of team heeft gevolgen voor:

• De wijze waarop doelen behaald worden
• De wijze van aansturing
• Onderlinge interactie
• Mate van samenwerking
• Informatie-uitwisseling
• Continuïteit
• Innovatief vermogen

De kenmerken van een groep zijn:

• Eenieder heeft persoonlijke doelen om bij te dragen aan het afdelingsdoel
• Medewerkers hebben elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden
• De leidinggevende spreekt ieder individueel aan en maakt individuele resultaat-afspraken
• Over en weer hebben groepsleden ‘informatieplicht’ – ze houden elkaar op de hoogte over van wat zij doen
• Het belang ligt bij het behalen van eigen resultaten
• Trainingen worden gevolgd om de eigen expertise en vaardigheden te vergroten
• Alle lijntjes lopen via de leidinggevende
• De medewerker zet voornamelijk zijn eigen talent en kwaliteiten in
• Er is geen noodzaak om te verbinden met anderen; groepsleden werken voornamelijk op zichzelf en zijn niet afhankelijk van anderen om hun resultaten te behalen

De kenmerken van een team zijn:

• Ieder heeft persoonlijke doelen en gezamenlijke doelen om bij te dragen aan de team doelen
• Teamleden hebben individuele taken en verantwoordelijkheden alsook teamtaken en teamverantwoordelijkheden
• Teamleden worden door de leidinggevende op hun inhoudelijke bijdrage én hun bijdrage aan de samenwerking aangesproken
• Over en weer hebben teamleden ‘samenwerkingsverantwoordelijkheid’ – ze houden elkaar niet alleen op de hoogte maar helpen elkaar op weg, geven elkaar feedback en spreken elkaar aan
• Het belang ligt bij het behalen van de teamresultaten waarin ieder een aandeel levert
• Trainingen worden gevolgd om de eigen expertise en vaardigheden te vergroten en deze kennis te delen met teamleden. Ook wordt het team gecoacht op de onderlinge samenwerking waarin onderlinge communicatie centraal staat en inzicht in elkaars kwaliteiten om elkaar aan te kunnen vullen
• De lijntjes lopen via elkaar en de leidinggevende faciliteert veelal
• De teamleden maken naast gebruik van hun eigen talent en kwaliteiten ook gebruik van elkaars talent en kwaliteiten
• Teamleden verbinden zich met elkaar

Tips om aan de slag te gaan met je medewerkers. Of het nou een team of een groep is:

Het kan helpen om op een laagdrempelige wijze de openheid in je team te vergroten door:

1. Spreek je medewerkers individueel en gezamenlijk
   Voorkom bondjes. Spreek je medewerkers op gezette tijden individueel. In een vertrouwelijk en persoonlijk gesprek. Spreek daarnaast vooral op gezette tijden iedereen gezamenlijk. In een werkoverleg: dan gaat het over de inhoud. Iedereen krijgt dan dezelfde informatie mee.
2. Spreek je groep of team ook eens informeel
   Een informelere setting kan helpen om informatie die niet gedeeld wordt in een werkoverleg boven tafel te krijgen. Je hoort dan vaak meer dan wat op je lijstje aan informatiepunten staat voor tijdens het werkoverleg. Ga gezamenlijk lunchen of zie Verdieping met je Team | Benen op Tafel
3. Bouw aan het vertrouwen in je groep of team
   Vanuit Van Dongen & Co hebben we het spel Bouwen aan vertrouwen© ontwikkeld om thema’s op een laagdrempelige manier bespreekbaar te maken.
4. Ga aan de slag met het werkboekje ‘Passie & Plezier = Presteren
   Download het werkboekje Passie & Plezier = Presteren©. Een heel praktisch en concreet werkboekje om zicht te krijgen op waar eenieder zijn/haar werkgeluk uit haalt.
5. Schakel ondersteuning in
   Je hoeft niet overal antwoorden op te hebben. Schakel, waar nodig, professionele ondersteuning in zoals individuele – zie Persoonlijke ontwikkeling | voor een sterk Team – of teamcoaching – zie Teams. Het kan handig zijn om jou en je team te laten ‘coachen’ door een onafhankelijke professional.
6. Maak onderscheid
   Bij Van Dongen & Co maken we het volgende onderscheid dat jou wellicht ook kan helpen om te relativeren en in te schatten wat je te doen staat:
   • Teamtraining: Dit kan handig zijn voor zowel teams als groepen om vaardigheden aan te leren. Zoals gespreksvaardigheden, het verruimen van je mindset enz. Kijk voor meer ideeën onder Teamcoaching & Teamontwikkeling | Trainingen
   • Teamcoaching: Dan gaat de volgende stap gemaakt worden in de samenwerking. Sabotagegedrag kan hier ter sprake komen waarna je als leidinggevende hierop terug kunt komen in de dagelijkse praktijk. Kijk voor meer informatie bij Teamcoaching op maat – Van Dongen & Co
   • Teammediation / Teaminterventie: Dan is er echt ‘stront aan de knikker’, een situatie waar je als leidinggevende niet zelf uit kan komen. Kijk voor meer informatie bij Team Mediation | van Dongen & Co

Succes met je team of groep!

Yolanda van Dongen
Oprichter en coach bij Van Dongen & Co
yolanda@vandongenenco.nl