Het nietjesprincipe – Over de juiste hiërarchische lijnen volgen
‘Even een klusje tussendoor. Dat regelen we onderling wel. We houden niet van bureaucratie en helpen elkaar graag.’
Herkenbaar? Vast. Ik hoor het geregeld als ik bij bedrijven ben. Intern en onderling taken oppakken lijkt efficiënt, maar dat is het niet. Ik noem dat het ‘nietjes-principe’ en dat zit zo.
Beeld je even de vorm van een nietje in als die nog in de verpakking zit. Heb je ‘m? Mooi. In een organisatie is het efficiënt en voordelig om de rechte lijnen te volgen. Want als je niet de juiste hiërarchische lijnen volgt, kan dit voor gedoe, onduidelijkheid en vertraging zorgen. Beeld je dan even een nietje in, die papier bij elkaar houdt. Niet zomaar los te peuteren. Dat is gedoe. Zoals bij Joep, Ruud en Sander.
Gedoe op drie fronten
Joep is projectleider (nr. 1), hij heeft extra capaciteit nodig in zijn team en vraagt aan Ruud (nr. 4) maar zónder eerst navraag te doen bij diens leidinggevende Sander (nr. 2). Handig zo’n kort lijntje? Nee hoor, in de meeste gevallen levert het vooral gedoe op. Ruud voelt zich vereerd dat Joep hem vraagt en gaat in op het verzoek. Dit komt bovenop zijn eigen werk. Met als gevolg dat hij zijn taken niet afkrijgt, werk versnipperd raakt en blijft liggen, de werkdruk toeneemt en hij bovendien door Sander wordt aangesproken op zijn tegenvallende prestaties.
1. Sander ontdekt waarom Ruud zijn werk niet goed en volledig doet. Hij voelt zich gepasseerd omdat hij geen regie heeft over de capaciteit en planning in zijn team.
2. Joep dacht een goeie projectmedewerker erbij te hebben, maar Ruud wordt teruggefloten door Sander.
3. Ruud is ‘stuck in the middle’. Hij probeert alle ballen in de lucht te houden, want hij wil tegemoetkomen aan wat er gevraagd wordt.
Hoe dan wel?
Keep it simple en volg de rechte lijnen van een nietje. Dus: als je een medewerker nodig hebt van een andere afdeling: vraag het zijn of haar leidinggevende. Maak afspraken over de inspanningsverplichting, ofwel de gewenste inzetbare uren. En eventueel ook over de resultaatverplichtingen. Wat moet de medewerker opleveren? En aan wie wordt verantwoording afgelegd?
Als dit rond is, vraagt de leidinggevende eerst de eigen medewerker en plant vervolgens een afspraak met zijn drieën (de medewerker, de leidinggevende en de – in dit voorbeeld – projectleider) om gemaakte afspraken door te nemen.
Tijd, geld én werkplezier
Het klinkt vertragend om het zo te gaan doen. Maar dat is het dus niet. Als je dwars door een organisatie heen gaat, zonder heldere afspraken, verwachtingen en verplichtingen, dan worden resultaten vaak niet behaald en onderlinge verhoudingen wel verstoort. Het ‘geniete nietje’ dat moeizaam uit elkaar te peuteren valt. Dat is pas inefficiënt.
Dus, volg de juiste lijnen van het ‘nietjes-principe’, die werkwijze is in the end efficiënter. Want helderheid levert tijd en dus ook geld en zeker ook werkplezier op.
