Van gouden vragen naar scherpe keuzes: zo houd je grip op projecten
De meerderheid van de projecten mislukt. Hoe groter en complexer het project hoe groter de kans dat de gewenste resultaten niet worden gehaald, of dat het budget of de deadline overschreden worden. Ook bij kleinere projecten herken je het misschien als je om je heen kijkt in de organisatie: we starten vol enthousiasme een nieuw project. Iedereen ziet het belang, het doel lijkt duidelijk en de eerste afspraken zijn gemaakt. Maar; na verloop van tijd lekt de energie weg. Er ontstaat ruis over verwachtingen, andere dingen worden belangrijk, de planning loopt uit en het resultaat wordt minder scherp. Hoe komt dit nu?
Het antwoord ligt vaak in twee dingen: hoe je begint én hoe je onderweg stuurt. Twee principes helpen je daarbij: de zes gouden vragen en het duivelsvierkant.
De zes gouden vragen: stevig fundament voor je project
Een huis bouw je niet zonder fundering. Voor een project geldt hetzelfde. Voor je begint, moet je helder hebben waarom je het doet, wat je wilt bereiken en wat daar wel en niet bij hoort.
Daarvoor zijn de zes gouden vragen een krachtig instrument:
Waarom dit jou helpt als leidinggevende
Veel projecten ontsporen omdat ze te snel starten. “We weten toch ongeveer wat er moet gebeuren?” Maar zonder scherpe antwoorden op deze vragen loop je al snel tegen misverstanden en teleurstelling aan.
- Het probleem en de aanleiding geven urgentie en draagvlak.
- Het doel maakt scherp waar je energie naartoe gaat.
- Het resultaat voorkomt vaagheid: wat hebben we aan het eind van het project letterlijk in handen?
- De afbakening beschermt je tegen het gevaar dat de scope steeds breder wordt.
- De randvoorwaarden maken zichtbaar of het überhaupt haalbaar is.
Als leidinggevende bied je hiermee duidelijkheid aan je team en opdrachtgever. Je voorkomt dat ieder een ander beeld heeft van wat ‘succesvol’ betekent.
Het duivelsvierkant: sturen in de weerbarstige praktijk
Maar zelfs met een goede start komt er onderweg altijd spanning. Een project is immers geen rechte lijn. Deadlines schuiven, wensen veranderen, er komt een onverwachte bezuiniging of een nieuwe kwaliteitsnorm.
Daar helpt het duivelsvierkant je bij. Het gaat uit van vier aspecten:
- Tijd – Wanneer moet het klaar zijn?
- Geld – Welk budget is beschikbaar?
- Kwaliteit – Aan welke eisen moet het resultaat voldoen?
- Scope/Resultaat – Wat leveren we precies op?
De kern is simpel: je kunt nooit alles tegelijk maximaliseren. Als je aan één kant trekt, beweegt de rest mee.
- Ben je sneller klaar? Dan kost het vaak meer geld of moet je concessies doen aan kwaliteit
- Heb je minder budget? Dan moet de scope kleiner of de doorlooptijd langer
- Wil je hogere kwaliteit? Dan vraagt dat om meer tijd of middelen
Een tweede belangrijk punt: als puntje bij paaltje komt, is altijd een van deze vier de belangrijkste. Dit gesprek gaan we vaak uit de weg, omdat we niet van tevoren concessies willen doen. Maar het geeft rust en snelheid in de besluitvorming, wanneer dit ‘onbeweegbare aspect’ helder is. Tijdens een operatie is kwaliteit het belangrijkste. De chirurg gaat niet hechten met de tampons er nog in en de ingreep half af is, omdat de tijd op is. Uitloop wordt dan geaccepteerd. De Olympische Spelen heeft tijd als belangrijkste aspect. De openingsdatum staat en moet hoe dan ook gehaald worden. Dat betekent dat op alle andere drie punten water bij de wijn gedaan kan of moet worden.
Praktisch toepasbaar maken
Het duivelsvierkant helpt je om keuzes en consequenties expliciet te maken. Als er halverwege een nieuw verzoek binnenkomt (‘kunnen we ook nog dit extra onderdeel meenemen?’), stel dan meteen de vraag: wat betekent dit voor tijd, geld, kwaliteit of scope? Als het meer tijd of geld blijkt te kosten dan verwacht, moet de scope dan kleiner? Of neem je genoegen met een wat mindere kwaliteit? Of trek je meer budget uit? Die beslissing kan snel genomen worden, wanneer het ‘onbeweegbare punt’ helder is.
Het duivelsvierkant is van grote waarde voor leidinggevenden en projectmanagers. Het is een instrument waarmee et gesprek zuiver blijft. Niet jij als leidinggevende neemt alles op je schouders, maar samen maak je afwegingen. Het voorkomt dat je projectteam overbelast raakt of dat verwachtingen onrealistisch worden.
Hoe beide principes elkaar versterken
De zes gouden vragen en het duivelsvierkant kun je zien als een kompas en een roer: samen brengen ze het schip naar de veilige haven.
- De gouden vragen zijn je kompas. Ze helpen je bij een scherpe start. Ze zorgen dat je het juiste project oppakt en dat iedereen hetzelfde beeld heeft van het doel en resultaat. Onderweg kun je steeds terug naar de antwoorden die je aan het begin hebt gegeven op deze vragen; ze houden je op koers tijdens het project.
- Het duivelsvierkant kun je zien als het roer, het helpt je bijsturen onderweg. Het maakt de onvermijdelijke spanningen bespreekbaar en helpt je keuzes maken zonder chaos.
Samen brengen ze balans: je weet waar je naartoe werkt én je hebt een instrument om flexibel te blijven.
Als leidinggevende heb je regelmatig te maken met projecten. Kijk alleen al naar je team- of afdelingsplan. Veel van wat daarin staat, kun je beschouwen als (mini) projecten. De verleiding is groot om snel te starten en gaandeweg wel te zien hoe het loopt. – Juist dan gaat er veel energie en motivatie verloren, omdat de opzet niet bestand is tegen tegenslag of concurrentie van andere agendapunten. Een andere valkuil is, om ervan uit te gaan dat iedereen wel weet wat er moet gebeuren. Dat is vrijwel nooit zo, tenzij je de tijd hebt genomen er met elkaar precies naar te kijken. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat je aan het einde van het jaar elkaar glazig aankijkt en beseft dat je de resultaten niet gerealiseerd hebt.
De uitnodiging is daarom: neem de tijd om de zes gouden vragen te beantwoorden en gebruik het duivelsvierkant om onderweg bij te sturen. Daarmee geef je je team richting, je opdrachtgever duidelijkheid en jezelf rust.
Projectmatig werken wordt dan een manier om met focus, samenhang en plezier resultaten te realiseren.
Vijf tips voor een succesvol project
- Investeer in de start
Neem bewust tijd om met je team de zes gouden vragen door te nemen. Dit voelt misschien traag, maar voorkomt later dubbel werk en frustratie. - Maak het duivelsvierkant zichtbaar
Hang het letterlijk aan de muur of gebruik het in je projectoverleg. Zo wordt het voor iedereen duidelijk dat keuzes altijd consequenties hebben. - Herhaal en check regelmatig
Ga niet uit van één startmoment. Check tijdens het project of de antwoorden op de gouden vragen nog kloppen en stel bij als de context verandert. - Durf prioriteiten te stellen
Bespreek vroeg in het traject welk aspect van het duivelsvierkant écht niet mag schuiven. Dat voorkomt eindeloze discussies als de druk toeneemt. - Maak keuzes samen
Betrek je team en opdrachtgever bij afwegingen. Dat creëert draagvlak en voorkomt dat jij als leidinggevende alle druk op je schouders krijgt.
Tot slot:
Wil je hiermee concreet aan de slag met je eigen team? In onze training Projectmatig werken met teams leer je – terwijl je werkt aan een écht project – samen hoe je een project stevig opzet en onderweg goed bijstuurt. Zo combineer je leren en doen in één keer.
Mirjam Tirion
Coach bij Van Dongen & Co
mirjam@vandongenenco.nl
Maddy Bolhuis
Coach bij Van Dongen & Co
maddy@vandongenenco.nl
Nieuwsbrief
Wil je op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief